標準講解環境管理體系文件

4.4.4環境管理體系文件
環境管理體系文件應包括：
a) 環境方針，目標和指標；
b) 環境管理體系范圍的描述；
c）環境管理體系主要要素和他們的相互關系的描述，及參考的相關文件；
d）本標準所要求的文件，包括記錄；
e）由組織決定的為確保重大環境因素有效地策劃、運行和控制過程所必須的文件，包括記錄。
 
本要素是指建立EMS文件體系，換言之是要寫文件。這與ISO9000體系文件編寫要求相同，大致上分手冊、程序、作業指導書三個主層次，以及表格記錄、其他文件等內容。條款之a、b指出文件應包含的信息內容，文件應對十七個要素的核心內容進行闡述。文件編寫應體現出編者對要素的深刻理解和要素間的雙互作用，換言之要再現出要素是一環扣一環，某些要素間是因果關系，某些要素間是平行關系，這就象企業內眾多部門協調工作的雙互關系一樣。此外，文件還要提及查詢相關文件的途徑，這就象寫畢業論文附后應提及引用文獻以供查詢一樣。
EMS文件可以書面又或電子形式建立并保持。現在提倡節約用紙，加上電腦信息時代已來臨，企業用內部網形式建立并維護該文件體系，逐步過渡到無紙化、網絡化操作管理，不久將來，會有許多有關ISO14000管理的軟件問世，這對實施ISO14001會有很大的促進作用。
最后值得一提的是，需要一套完善的系統的管理文件，但并不要求過于煩瑣，關鍵是講清要點，讓員工明白如何操作就行了。
 
4.4.5 文件控制
環境管理體系及本標準所要求的文件應得到控制。記錄是文件的一種特殊形式的文件，應按4.5.4中的要求進行控制。
組織應建立、實施并保持一套程序，使：
a) 文件發布前得到批準，確保文件的適用性；
b) 必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；
c) 確保文件的更改和現和修訂狀態得到識別；
d) 確保使用處可獲得適用文件的有關版本；
e) 確保文件保持清晰，易于識別；
f）確保對環境管理體系的策劃、運行所必須的外來文件得到識別，并控制其發放；
g）防止失效文件的誤用，出于任何保存的目的而留存的文件應適當標識。
本要素與ISO9000標準的“文件控制”要素要求大致相同。考慮到有些企業未經歷過ISO14000，有必要作一些解釋，組織制訂此程序就是為了管理EMS文件，確保它達到條款a、b、c、d、e之要求。
a是要求文件要發放到職能部門，當然并非每個部門都要有全套EMS文件，組織根據制訂的文件分發清單把適用的文件發到有關部門。
b組織應定期對文件進行評審，這主要是因為運行、評審、認證、相關方要求等因素，使得組織發現文件存在不足。于是評審文件體系的有效性和充分性，必要時應進行修改，并由授權人員（ISO事務組等組織內部專責人員或外界咨詢機構）確認新的文件是否適用、有效。
c是指對環境管理起關鍵作用的崗位（如污水處理站、危險品倉庫等跟重要環境因素有關的作業崗位）都能得到現行有效的文件，換言之這些新文件一經發布應馬上定位。
d是針對新文件發布，舊文件即時失效，組織應在先前所有發放和使用文件的場所撤回。特別要注意跟承包商等雙關方有關文件，一旦失效同樣應收回還采取措施（如公告、教育等）防止誤用。（ISO14001內審員培訓）
e是指對失效文件的管理，關鍵是要標識清楚，通常失效文件要加蓋“作廢文件”之類的印章。
條款最后一段是文件管理的基本要求，總的來說，文件管理程序應包括文件的批準、發放、使用、更改、報廢、回收、保存等諸多環節內容。
 
4.4.6 運行控制
組織應根據其方針、目標和指標，識別并策劃與確定的重要環境因素有關的運行，并確保它們在程序規定的條件下進行：
a) 對于缺乏程序指導可能導致偏離環境方針和目標與指標的情況，應建立、實施并保持一套以文件支持的程序；
b) 在程序中對運行標準予以規定；
c) 對于組織所使用的產品和服務中已標識的重要環境因素，應建立并保持一套管理程序，并將有關的程序與要求通報供方，包括合同方。
運行控制是實施ISO14001中極其重要的一環，它是EMS的具體實施和組織的實際行動。條款第一句表明運行控制是針對與重要環境因素有關的運行與活動。當然，這并不否定針對一般環境因素也進行運行控制，只是做事要抓主要矛盾，先對重要環境因素進行控制。
針對重要環境因素相關的運行與活動（包括維護工作），按條款a、b、c要求進行規劃，通常是制訂若干程序和作業指導書，指導員工操作。
a 是指如無程序指導將會導致偏離環境方針、目標與指標的運行情況，組織要制訂相應程序。理論上所有針對重要環境因素的運行控制，如無程序或作業指導書指引都會導致偏離環境方針、目標與指標，即使個別時候不偏離，時間一長往往就會偏離，故實踐中任何組織都應對重要環境因素制訂相應的運行控制程序（或緊急預防的程序）。
b是指在程序中規定運行標準，“運行標準”可理解成“操作步驟”、“運作要領”等，但不能理解成“排放標準”。舉例來說，如要處理一批廢水，大致有如下的操作步驟（注：并非適應于所有污水處理）：
①    開泵抽水入反應池；
②    開啟攪拌機；
③    投藥反應；
④    關停水泵及停止攪拌；
⑤    靜止沉淀1小時；
⑥    開泥漿泵把沉渣排去壓濾機；
⑦    關泥漿泵，開排污泵抽水去過濾塔；
⑧    清水排放去下水道。
上述就構成了“污水處理程序”的運行標準，在此基礎上，可用作業指導書對每個環節作更詳細的規定。
c是要求組織把跟供方和承包方有關的運行控制程序（或作業指導書）通報對方，如把“原材料生產污染控制程序”、“工程施工管理規定”、“危險化學品管理程序”等跟相關方有關，而組織又能施加影響的程序通報相關方。
 
4.4.7 應急準備和響應
組織應建立，實施并保持一套程序，確定可能對環境產生影響的潛在的事故和緊急情況，及組織將如何響應這些事故和緊急情況。
組織應對實際的緊急情況和事故進行響應，并預防或減少可能伴隨的負面環境影響。
組織應定期評估，必要時修訂其應急準備與響應程序，特別是在事故或緊急情況發生后。
可行時，組織還應定期測試上述程序。
本條款要求組織確定潛在的事故或緊急情況，通常有火災、爆炸、危險品泄漏、治污設施故障、污染事故等緊急情況。當發生上述情況時，組織應作出響應，減少其伴隨的環境影響。為此，組織應制訂一程序，預防及應付緊急情況。
條款第二段表示，如果事故或緊急情況發生后，組織應評審本程序看是否有漏洞或不足之處，并作修改。
條款第三段表示組織應盡可能定期驗證該程序是否有效，如每年舉行消防演習、防泄漏演習等，這起到打預防針的作用，做到有備無患。
最后補充一點：在一定程序上可把本要素理解為運行控制要素的一部分，只不過前者屬于緊急狀態下的運行控制，是任何人都不希望且正常情況下不會發生的，而后者是經常發生的屬于正常狀況下的運行控制，因此前者是后者的特殊情況。
 
 
 
4.5檢查
4.5.1 監測和測量
組織應建立、實施并保持一套以文件支持的程序，對可能具有重大環境影響的運行的關鍵特性進行例行監測和測量。程序應包括文件化相關的監測信息，包括環境績效、適宜的運行和對目標指標的符合情況。
組織應確保使用得到校準或驗證的監測和測量設備，設備應得到維護，并保存有關記錄。
監測是實施ISO14001中極其重要的一個環節，在這時我們首先得強調一點“監測”一詞并非專指污染物檢測化驗，它范圍已超越了化驗這個層次，它包括對環境績效（例如減少排污，節能降耗，生態恢復等）、運行控制過程、環境目標和指標符合情況，進行跟蹤、記錄。站在某種程度上，我們把“監測” 理解成“監察”也許更貼切些。條款第一段有一個很重要的詞——“關鍵特性”，指是針對重要環境因素的相關的運行和活動的顯著特點，就象上面所提到的環境績效、運行控制、環境目標和指標符合情況等。為此，組織應制訂一份監測記錄表（類似于ISO9000的點檢表），定期對各種關鍵特性進行監測記錄。
條款第二段是專指針對化驗的儀器設備應定期校準、維護保養，并作記錄，有時需要聘請外面專業機構用先進儀器來校準或維護組織內部的化驗設備，這同樣需要作記錄。
條款第三段要求組織建立并保持一套程序，定期評價環境法律、法規的符合情況。值得指出的是法規的符合性評價程序可合并到監測程序中，也可單獨作為一程序。
 
4.5.2 評估法規的符合性
4.5.2.1 為符合其遵守法規的承諾，組織應建立、實施并保持定期評價期對適用法律法規符合性程序；
組織應保存定期評價結果的記錄。
4.5.2.2 組織應定期評估應遵守的其他要求的遵守情況。組織可以與法規的符合性評價一起進行，也可以分開進行。
組織應保存定期評價結果的記錄。
該條款要求組織應建立實施并保持定期評價適用法律法規要求的程序，并要求對其它企業應遵守的法律法規進行評估。該條款并非要求企業要符合所有環保法規與其他要求（事實上整個ISO14001標準也無硬性提及這一點），而是要求獲取法規與其他要求。當然，組織獲取后應努力改善不合法之處，以免受行政處罰。
 
4.5.3 不符合，糾正與預防措施
組織應建立、實施并保持一套程序，用來處理實際和潛在的不符合，采取糾正與預防措施。程序應包括以下要求：
a) 識別，糾正不符合，并減少其環境影響；
b) 調查不符合，確定其產生的原因，并采取措施避免其再次發生；
c) 評價需采取的措施以預防不符合，實施相關措施防止偶然發生；
d) 記錄所采取的糾正與預防措施；
e) 評審所采取的糾正與預防措施的有效性。
所采取的糾正措施應與該問題的嚴重性和伴隨的環境影響相適應。
 
條款要求針對運行過程中的種種不符合，組織應予以糾正和采取預防措施杜絕再度發生不符合，補充說明一下，不符合大致包括如下幾方面：
①違反程序要求；
②違反日常操作規定；
③監測結果與目標指標不符；
④排放超標或其他違反環保法規的行為；
⑤內審發現的問題等。
對于不符合的處理，組織應規定有關職能部門（或個人）的職責和權限，他（們）有權對不符合進行調查處理，并采取糾正措施減少不符合產生的影響（和環境污染），還應制訂預防措施防止重犯。附帶提一下，條款中的預防措施是指出現不符合后預防再發生，而非未曾發生不符合，事先預防發生不符合的內容。
條款第二段指出糾正和預防措施要與問題的嚴重性和伴隨的環境影響相適應，換言之是“大問題、大動作；小問題、小動作”對于大問題，從有關職責、權限、調查、處理到最終完成糾正措施和驗證都要作詳細規定，特別要在“不符合報告與糾正/預防措施表”中詳細說明。對于小問題，有時可口頭告誡，當即改正就行了。為界定問題（或不符合）的嚴重性，組織最好把（可能）發生的不符合進行分類，明確什么是嚴重的不符合，什么是輕微的不符合，有時過多出現的輕微不符合也可認定是嚴重不符合。
條款第三段強調如因糾正和預防措施的實施而對成文程序進行更改，組織應按新修改的內容實施，并記錄所作的修改。
 
4.5.4 記錄控制
組織應建立并保持必要的記錄來證明對環境管理體系和本標準的符合性，及其所取得的結果。組織應建立，實施并保持一套程序，用來標識、保存、保護、恢復、保留與處置記錄。
環境記錄應字跡清楚，標識明確，具有可追溯性。
條款第一段規定組織建立并保持記錄程序處理各種環境管理信息，程序中應列出需要記錄的內容，大致上包括有：
⑴環境因素識別、評價的信息；
⑵收集環保法規及其他要求的信息；
⑶培訓記錄；
⑷投訴記錄及處理決定；
⑸組織內、外溝通的信息；
⑹產品信息；
⑺運行控制過程的信息（如危險廢物產生量的登記，能源、資源消耗統計，與供方、承包方有關的信息等）；
⑻事故或緊急情況的記錄，預防演習的信息；
⑼監測信息；
⑽儀器校準、維護信息；
⑾不符合報告；
⑿內審記錄；
⒀管理評審記錄等。
第二段闡述記錄的注意事項，針對不同性質的記錄應確保相應的保存期限。
所有記錄都會在特定情況（如內審、外審、管理評審等）被用來證明符合ISO14001標準之要求。
 
4.5.5 內部審核
組織應按計劃的時間間隔進行內部環境管理體系審核，目的是：
a) 判定環境管理體系：
  1)是否符合對環境管理工作的預定安排和本標準的要求；
  2)是否得到了正確的實施和保持。
b) 向管理者報送審核結果。
審核方案的制定、實施與保持應立足于所涉及運行的環境重要性和以前審核的結果。
審核程序應建立、實施并保持，并規定：
——策劃和實施審核、報告審核結果的職責與要求
——確定審核準則、范圍、頻次和方法
選擇審核員及實施審核過程應確保審核的客觀性和公正性。
本條款是指組織的內部審核，組織應制定內審程序和定其內審的方案，目的是對EMS的有效性進行判斷，審核情況要向管理者匯報。
內審應覆蓋組織內所有部門和ISO14001標準的所有要素，通常采取集中式或分散式（一次審核某些部門某些要素，若干時間段內完成全部部門和要素的審核）進行審核。
條款最后一段指出審核方案制訂主要基于活動的重要性以前審核的結果，換言之要抓重點、抓薄弱環節來審，特別是針對重要環境因素相關的活動及以往內審出現不符合之處，這些都是重點審核對象。審核程序應包括如下幾個方面內容：
① 待審核的活動與區域；
② 審核頻次；
③ 管理與實施審核的職責；
④ 審核結果的通報；
⑤ 審核員能力要求；
⑥ 實施審核的方法和步驟；
⑦ 審核問題的處理。
 
 
4.6 管理評審
組織的最高管理者應按其規定的時間間隔，對環境管理體系進行評審，以確保體系的持續適用性、充分性和有效性。評審應包括環境管理體系改進的機會和對環境管理體系的修訂的需要，包括方針、目標與指標。應保存評審的記錄。管理評審的輸入應包括：
a)內部審核的結果，對法規及其應遵守的其他要求的符合性評價的結果；
b)與外部相關方溝通的情況，包括投訴；
c)組織的環境績效；
d)目標與指標的實現程度；
e)糾正與預防措施的狀態；
f)前次管理評審的后續措施；
g)外部環境的變化，包括與其環境因素相關的法律與其他要求的發展；
h) 改進的建議；
    管理評審的輸出應包括因環境方針、目標與指標的修訂后做出決定和措施，并與持續改進的承諾相一致。
為確保EMS的持續適用性、充分性和有效性，條款要求組織定期對EMS進行評審，管理評審針對收集到的信息包括有：
① 內部審核結果；
② 環境目標、指標實現情況和環境績效；
③ 變化的信息，如新的環保法規要求、新產品活動和服務等；
④ 相關方（客戶、政府部門、社區等）關注的問題或要求；
⑤ 體系的適用性、有效性和充分性；
⑥ 其他可能適用的信息。
條款最后一段表示組織在管理評審時應指出需要修改體系的若干方面要素，如有必要可對EMS進行大修改，以達到持續改進的目的。
管理評審的結果（論）或建議，都應在評審后予以實施，評審過程應形成記錄。